Uffici Flessibili vs Contratto di Locazione a Milano: Contratti, Termini, Depositi e Fiscalità (2026)

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A Milano il contratto determina quasi tutto il resto: la durata, il deposito cauzionale, chi si occupa dell’allestimento degli spazi e se è necessaria una società locale per firmare. Questa guida mette a confronto le tre forme contrattuali e poi illustra cosa deve predisporre una società straniera prima di firmare. Gli spazi flessibili vengono quotati per postazione al mese; i contratti di locazione tradizionali vengono quotati per metro quadro all’anno. Entrambi sono al netto dell’IVA al 22%.

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I tre tipi di contratto

Coworking o uffici arredati

Un contratto di servizi, non di locazione, mensile oppure da sei a dodici mesi con preavviso di un mese. Un’unica tariffa onnicomprensiva per postazione copre il canone, le spese condominiali, le utenze, internet, le pulizie, la reception e i crediti per le sale riunioni; è consuetudine un deposito cauzionale da uno a due mesi. Si aggiunge l’IVA al 22%.

Ufficio gestito (managed office)

Da dodici a trentasei mesi per un piano dedicato allestito e gestito dall’operatore, con prezzo per postazione o al mese.

Locazione tradizionale (locazione a uso diverso)

La Legge 392/1978 stabilisce una durata minima di sei anni per le locazioni non abitative, con rinnovo automatico per altri sei anni salvo disdetta del locatore per uno dei motivi ammessi dalla legge, da cui la formula 6+6. Il canone viene quotato per metro quadro all’anno ed è indicizzato all’indice ISTAT; il conduttore paga le spese condominiali e di norma l’imposta di registro, ed è prassi un deposito cauzionale pari a tre mensilità (il massimo di legge) o una fideiussione bancaria. L’allestimento e il ripristino sono a carico del conduttore, e il contratto deve essere registrato presso l’Agenzia delle Entrate.

A confronto

Costituirsi come società straniera

• Una società straniera può prendere in uso uno spazio flessibile con il proprio estratto di registrazione e il documento d’identità del firmatario; contratti di managed office più lunghi possono richiedere un’entità italiana o una garanzia.
• Costituire una S.r.l. italiana richiede il codice fiscale per ciascun amministratore straniero, un atto notarile e l’iscrizione al Registro delle Imprese; occorrono da due a sei settimane. La società necessita di una sede legale, un indirizzo registrato in Italia, che gli operatori offrono come servizio di domiciliazione. In alternativa, una società straniera può registrare una sede secondaria.
• Un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) è obbligatorio per ogni società italiana ed è il canale su cui arrivano le comunicazioni ufficiali; va attivato al momento della costituzione.
• L’IVA al 22% si applica alle tariffe degli uffici e, laddove il locatore abbia optato per l’imponibilità, anche al canone; un’azienda italiana con partita IVA può recuperarla. Le quotazioni sono al netto dell’IVA.

Chi paga

• Spazi flessibili: l’operatore paga il segnalatore quando un conduttore firma; il conduttore non paga nulla e la tariffa è identica a quella ottenibile rivolgendosi direttamente.
• Locazioni: la provvigione dell’agente è oggetto di accordo e a Milano viene solitamente pagata sia dal locatore sia dal conduttore, ciascuno per una percentuale del canone annuo; un tenant representative viene pagato dal conduttore.

SquareFoot sta attualmente aggiungendo operatori di Milano; gli annunci attivi per Milano compariranno nella pagina dei mercati man mano che vengono raccolti. Guida redatta da SquareFoot; ultima revisione ottobre 2026.

Domande frequenti

Un ufficio flessibile a Milano è un contratto di locazione?

No. È una licenza o un contratto di servizi per una stanza arredata con un’unica tariffa mensile, solitamente da uno a dodici mesi e rinnovabile successivamente. Non offre tutela della continuità locativa né obbligo di allestimento, il che rappresenta il compromesso rispetto a una locazione tradizionale.

Serve una società italiana per affittare un ufficio a Milano?

Non per gli spazi flessibili, che una società straniera può prendere in uso con un contratto di servizi. Una locazione 6+6 richiede di norma una S.r.l. italiana o una sede secondaria registrata; gli amministratori stranieri devono prima ottenere il codice fiscale, e ogni società italiana necessita di un indirizzo PEC.

Cos’è una locazione 6+6?

La locazione commerciale standard in Italia: una durata minima di sei anni che si rinnova automaticamente per altri sei, a meno che il locatore non abbia uno dei motivi ammessi dalla legge per rifiutare il rinnovo. Il conduttore può generalmente recedere con un preavviso di sei mesi per gravi motivi. I contratti flessibili ne restano completamente esclusi.

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